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wanko | 16th Jan 2006, 11:12 AM | 一般 | (1161 Reads)
  人們常開玩笑說內地機構喜歡開會,香港在回歸後也多了很多會議的進行。區議會和立法會每每在遇到一些課題時便建議成立專責小組討論跟進,人們彷彿都成為了會議動物、開會的機器,日常的工作就是會議、會議、會議......。不過,就所看到的不同會議場合和過程,箇中情況實屬『慘不忍睹』,為什麼呢?因為他們都不了解會議的目的和舉行會議的技巧;結果,會議變成口水會、爭拗場,出席者各執一辭、各持己見
、互不相讓,會議的時間一拖再拖而不能獲得共識、解決。

什麼才算是會議呢
會議或開會是指『兩個人以上,為某一特殊目的而聚集,以討論其相關事項的活動』,

  一般會議的召開都會具有消極與積極兩種雙重的目的,而兩個目的佔會議的比例依照會議的性質與目的而有所不同。所謂消極的目的就是會議針對各項提案與議題進行討論、溝通、協調與分工,旨在解決問題
、訂定策略或建立共識。積極的目的則在於凝聚團體或與會者的向心力
、認同感,促進團體成員或與會者彼此的瞭解與情感的交流。一般的會議通常是又臭又長、嚴肅、枯燥無聊,大多數的人都不喜歡參加,如果能在開會的同時拉近成員的距離、促進情感的交流,那開會將會是輕鬆愉快 且令人期待的,會議所欲完成的目標也可輕易達成。

  如何組織、安排會議?
  一場會議的召開大致可分為三個階段:會前的準備、會議的進行與會後的檢討與執行,所謂「會而不議、議而不決、決而不行、行而不效
」,不僅是會前的準備要周延,會中的討論、會後的執行才是會議成功與最終的目的。而會議固然是由主席負責召開,但是與會者的態度、會場的環境與主席主持的功力等也都是影響會議品質的因素,所以會議的成功與失敗每個與會者都有一份責任。

會前的準備 包括:擬定議題、會議通知、會議的進行、會議的主持和會後的檢討。


   會議的召開是要解決問題、討論策略或建立共識,不論是哪一種,主席都應將開會的目的明確化、議題化,讓與會者很清楚的就能夠明白會議召開的目的與會議所 要討論的內容。所以,主席在開會之前要先擬定好開會所要討論的議題內容,如果需要最好能附上討論議題的相關說明。主席或秘書須於會前(依據章程規定的時限 內)發出會議通知,讓與會者事先瞭解並有所準備。

會議的進行需要考慮會議的性質、內容來安排地 點和會場的佈置
。召開會議時,最好避免在辦公室舉行,因為辦公室屬於開放性空間,隱蔽性不夠,也容易受外界的干擾使會議無法順利進行,也會影響會議的進行與品質。所以, 如果時間、空間允許的話,儘量尋找其他替代的場所。會場的佈置則視所召開會議的種類而定,會議的形式有圓形、馬蹄形、四方形等各有其優缺點,要視乎需要來 作安排。一般來說,會議是以出席人數超過與會人數半數以上便算有效,而有特別規定的會議則可參照社團的組織章程進行。

會 議的主持一般均由社團的主席或有關團體的負責人出任,但若該等人仕未能出席的話,可以另行作出委任或依據組織章程作出推選。如果會議中討論的內容有涉及主 席,且足以影響主席之中立立場者或主席欲針對議題發表言論時,原主席應令他人暫代主席,主持會議。且在會議的活動過程中所提出的各項意見,無論表決通過與 否,會議記錄皆應詳實記載作為日後檢核、參考之用。如果屬於大型的會議,可設置會議司儀,專司會議流程的控制與進行。如果屬於例行性或連續型的會議,則在 散會前主席應公佈下次開會時間、地點等事項。

對 會議整體而言,一個優秀的主席,應要能判斷與會者的發言方向是否偏離主題,並適時拉回,而此能力,便架構在清晰的思考上;而對與會者而言,主席公正的立場 及敏銳的觀察力,更是不可或缺的。公正的立場在於維持與會者立足點之平等,使每人之發言機會,不因他人喜惡而受影響,亦不因主席立場偏頗而影響會議之公平 性。會議之中,必有發言踴躍與否的狀況,此時主席應思考(會議/與會者)反應冷淡的原因,是心不在焉、或會議冗長、或不受重視等等,並應立即作出處理和修 正。主席在主持會議時也應該同時注意到每一位與會者的參與度與態度,亦即要能夠觀察與會者的反應,除了注意發言者以示尊重之外,也應以目光掃瞄全體與會 者,從眼神的交集來表示對每一位與會者的重視,同時也可藉此提醒不專心的會眾,此即敏銳的觀察力。


   總言之,清晰的思考、公正的立場、敏銳的觀察力乃一優秀主席所必備的特質之一。另外,發言簡潔有魄力、和掌控會議之節奏等,也都是使會議趨近完美的催化 劑。而要主持好一場會議,除了平時觀察別人如何主持會議之外,就要考本身不斷的練習、不斷的修正缺點,才能將會議越開越好。

  會後的檢討與執行會議順利召開與進行,實際上只完成開會程序的一半,會議中各項決議案的執行與落實才算是真正成功的會議。因此,在每次的會議進行前,都應將前次會議的各項決議案執行的情形與成果加以報告,如有需要可增列提案於該次會議中,或於臨時動議再行提出
。而主席和與會者也應針對每次會議進行加以檢討,作為下次參與會議 或擔任主席主持會議時應該注意、改進的地方,如此會議才能越開越好